Sidst opdateret: 17. april 2019
Udskrivning af regneark i Excel 2010 kan være frustrerende, især hvis dit regneark skal udskrives på mere end én side. Ekstra kolonner kan løbe ind på deres egen side, kolonneoverskrifter udskrives kun på den første side, og det kan generelt være svært visuelt at knytte en celle til en række eller kolonne.
Når jeg arbejder på et kontor og interagerer med en række mennesker, der alle bruger Excel på forskellige niveauer af færdigheder, kan jeg sige, at et af de største problemer, de fleste mennesker har, involverer den måde, deres regneark ser ud, når de er færdige med det, og at lave et fysisk kopi. Standardudskriftsindstillingerne er sjældent ideelle til det, de ønsker, og der er mange Excel-udtryk, der ligner hinanden meget og kan være forvirrende.
Men der er nogle enkle ændringer, som du kan anvende på dit Excel-regneark, så det udskrives bedre og er nemmere for dine læsere at forstå.
Bedre udskrivning af regneark i Excel 2010
Denne vejledning vil tage fat på nogle af de nøgleområder, der kan være mest nyttige til at forbedre et udskrevet Excel-regneark. Disse områder omfatter:
– Skjuler unødvendige kolonner og rækker
– Tilføjelse af sidetal nederst på siden
– Justering af sideretningen
– Justering af papirstørrelsen
– Justering af margener
– Udskrivning af gitterlinjer
– Gentagelse af den øverste række på hver side
– Montering af alle dine søjler på ét ark
Selvom dette kan virke som meget, kan du faktisk foretage næsten alle disse ændringer fra én menu. Og når du først bliver fortrolig med det, kan du anvende alle disse ændringer på få sekunder. Resultatet bliver et regneark, der viser kolonneoverskrifter øverst på hver side, er let at læse og ikke kræver, at du manuelt justerer kolonnestørrelser for at forhindre, at en ekstra kolonne udskrives på sin egen side.
Skjuler unødvendige kolonner og rækker
Jeg plejer gerne at starte her, især når jeg har at gøre med et regneark, som en anden har oprettet. Det indeholder ofte information, der ikke er relevant af den grund, at regnearket udskrives, og er kun med til at skabe forvirring.
Du kan skjule en række eller kolonne ved at højreklikke på kolonnebogstavet eller rækkenummeret og derefter klikke på Skjule mulighed.
Du kan lære mere om at skjule kolonner i denne artikel.
Tilføjelse af sidetal nederst på siden
Dette er måske ikke noget, som alle skal gøre med deres regneark, men jeg har fundet ud af, at store regneark ofte kan ligne meget fra side til side. Læsere har også for vane at fjerne hæfteklammer og fokusere på de enkelte sider, hvilket kan gøre det næsten umuligt at sætte et regneark i orden igen.
Trin 1: Klik Indsæt øverst i vinduet.
Trin 2: Klik Sidehoved og sidefod i Tekst sektion af navigationsbåndet.
Trin 3: Klik inde i sidefodssektionen nederst på siden, hvor du vil tilføje sidenummeret.
Trin 4: Klik på Sidenummer knappen i Sidehoved og sidefodselementer sektion af navigationsbåndet.
Mens du er i denne visning, kan det være et godt tidspunkt nu at tilføje en overskrift. Du kan gøre det ved blot at klikke inde i overskriften, hvor du vil tilføje dine oplysninger. Alt, hvad du tilføjer til overskriften, gentages på hver side, så dette er et godt sted at sætte en titel til regnearket.
Du kan lære mere om at oprette en header i Excel 2010 her.
For yderligere information om tilføjelse af sidetal i Excel 2010 kan du læse her.
Justering af sideretning
Denne del af selvstudiet er, hvornår vi skal åbne Sideopsætning menu, som indeholder en række af de forskellige printmuligheder, som vi ønsker at justere.
Jeg synes, at de fleste af de regneark, jeg udskriver, ser meget bedre ud, når de er udskrevet i liggende retning. Dette er naturligvis et valg, der vil variere afhængigt af dine egne behov, men er noget, der er nemt at ændre efter behov.
Trin 1: Klik på Sidelayout fanen øverst i vinduet.
Trin 2: Klik på Sideopsætning knappen i nederste højre hjørne af Sideopsætning sektion af navigationsbåndet.
Trin 3: Klik på den sideretning, du vil bruge.
Vi forbliver på denne menu i resten af selvstudiet, så luk den ikke lige endnu!
Justering af papirstørrelsen
Hvis de fleste af dine regneark udskriver bedre i liggende retning, kan der nogle gange være dokumenter, der endda er for store til det. En god løsning på dette er at bruge papir i legal størrelse, som giver dig mulighed for at passe endnu flere spalter på én side.
**Påmindelse – Denne menu åbnes ved at klikke på Sidelayout fanen og derefter klikke på Sideopsætning knappen i nederste højre hjørne af Sideopsætning sektion af navigationsbåndet.**
Trin 1: Klik på rullemenuen til højre for Papirstørrelse, og klik derefter på den ønskede papirstørrelse.
Justering af marginer
Justering af marginerne for dit regneark sker normalt, fordi du ønsker at få flere oplysninger ind på siden. Så med henblik på denne tutorial vil vores eksempel nedenfor reducere marginerne til en lavere værdi.
**Påmindelse – Denne menu åbnes ved at klikke på Sidelayout fanen og derefter klikke på Sideopsætning knappen i nederste højre hjørne af Sideopsætning sektion af navigationsbåndet.**
Trin 1: Klik på Marginer fanen øverst i vinduet.
Trin 2: Klik på pil ned under Venstre for at reducere margenstørrelsen, gentag derefter for Ret, Top og Bund. Du vil bemærke, at jeg ikke har reduceret mine marginer til 0, da min printer har svært ved at udskrive dokumenter uden margen. Dette er almindeligt blandt mange printere, så du kan også overveje at bruge margenstørrelserne på billedet nedenfor.
Udskrivning af gitterlinjer
Dette er en af de vigtigste ændringer at foretage på et udskrevet regneark, og det er en, jeg laver på næsten alt, hvad jeg udskriver fra Excel. Tilføjelse af gitterlinjer vil gøre det meget nemmere for læserne at se, hvilken kolonne og række en celle tilhører, og det kan hjælpe med at reducere fejl.
**Påmindelse – Denne menu åbnes ved at klikke på Sidelayout fanen og derefter klikke på Sideopsætning knappen i nederste højre hjørne af Sideopsætning sektion af navigationsbåndet.**
Trin 1: Klik på Ark fanen øverst i vinduet.
Trin 2: Marker afkrydsningsfeltet til venstre for Gitterlinjer.
Gentagelse af den øverste række på hver side
Dette er en anden indstilling, som du kan drage fordel af til at gøre dit regneark mere organiseret. Udskrivning af den øverste række på hver side vil gøre det lettere for læserne at vide, hvilken kolonne en celle tilhører, hvilket vil hjælpe med at eliminere fejl.
**Påmindelse – Denne menu åbnes ved at klikke på Sidelayout fanen og derefter klikke på Sideopsætning knappen i nederste højre hjørne af Sideopsætning sektion af navigationsbåndet.**
Trin 1: Klik inde i Rækker til gentagelse øverst Mark.
Trin 2: Klik på den række, du vil gentage, øverst på hver side. I dette eksempel bruger jeg række 1.
Klik på Okay knappen nederst i vinduet for at gemme alle de ændringer, vi lige har lavet, fordi vi nu er færdige med dette vindue.
Hvis du i stedet vil gentage en kolonne til venstre på hver side, kan du læse hvordan i denne artikel.
Tilpasning af alle dine kolonner på én side
Dette er det sidste afsnit af vores tutorial, og det er en ændring, som vi vil foretage direkte fra Print menu.
Trin 1: Klik på Fil fanen øverst til venstre i vinduet.
Trin 2: Klik Print i kolonnen i venstre side af vinduet.
Trin 3: Klik på Ingen skalering knappen i midten af vinduet, og klik derefter på Tilpas alle kolonner på én side mulighed.
Du bør nu have et Excel-regneark, der vil udskrive i et enkelt, læsbart format, der vil appellere til dine læsere. Hvis alt ser korrekt ud i Vis udskrift i højre side af vinduet, så kan du klikke på Print knappen for at begynde at udskrive dit optimerede regneark.
Mange af mulighederne, som vi diskuterer i artiklen ovenfor, vil også fungere i nyere versioner af Excel. Og selvom mange af disse sektioner involverede brugen af sektionen Sideopsætning, kan nogle af disse indstillinger også ændres fra andre steder.
For eksempel kan du klikke på Udskriv titler knappen på Sidelayout fanen og vælg den øverste række af dit regneark for at udskrive den øverste række på hver side.
Derudover finder du muligheder for at inkludere gitterlinjer, når du udskriver ved at gå til Sidelayout fanen og klikke på Print mulighed under Gridlines i Arkindstillinger sektion af båndet.
Vil du udskrive et ark med tomme celler til en tjekliste eller en manuel opgørelse? Lær hvordan i Excel 2010.