Microsoft Excel 2010-brugere leder altid efter den bedste måde at organisere og sortere dataene i deres regneark på. Dette kan opnås på en række forskellige måder, og din situation vil sandsynligvis være det dikterende scenarie for at bestemme, hvilken metode der er den rigtige for dig. Men en pivottabel i Microsoft Excel 2010 er et fantastisk værktøj til at opsummere de data, du har, og finde den information, du har brug for. En pivottabel er ideel til scenarier, hvor du har et bestemt element, du vil opsummere, som et produkt eller en dato, og et sekundært sæt data, som du vil opsummere baseret på disse parametre.
Hvornår skal jeg bruge en pivottabel?
Det kan være vanskeligt at bestemme, hvornår du skal bruge en pivottabel, så den første ting at gøre er at finde ud af, hvilken slags information du forsøger at få. Ideelt set bør en pivottabel bruges, når det spørgsmål, du forsøger at besvare, ligner Hvor meget af xx solgte vi? eller Hvor mange penge tjente vi på at sælge xx? Det er begge spørgsmål, der kan besvares, hvis du har et regneark med kolonner, der indeholder en produkt kolonne, en solgte enheder kolonne, en pris kolonne og en det samlede salg kolonne. Der kan også være andre kolonner, men du skal have en kolonne, der indeholder data for hver information, du vil opsummere. For eksempel kan du på billedet nedenfor se, at jeg har fem kolonner, selvom jeg kun skal bruge data fra fire af dem.
Jeg kan oprette en pivottabel for at opsummere dataene i dette regneark, hvilket vil forhindre mig i selv at skulle bestemme svaret manuelt. Selvom det ikke ville være svært med et lille sæt data som dette, kan manuelt opsummere data være en ekstremt kedelig bestræbelse, når du har at gøre med tusindvis af stykker data, så en pivottabel kan bogstaveligt talt spare timers arbejde.
Sådan opretter du en pivottabel
Bestem, hvilke kolonner der indeholder de data, du vil opsummere, og fremhæv derefter disse kolonner.
Når alle dine data er valgt, skal du klikke på Indsæt fanen øverst i vinduet, klik på Pivottabel ikonet i Tabeller sektion af båndet, og klik derefter på Pivottabel mulighed. Hvis du ikke ved det, er båndet den vandrette menulinje øverst i vinduet. Billedet nedenfor viser både Indsæt fanen og Pivottabel elementer, du vil klikke på.
Dette åbner en ny Opret pivottabel vindue, som det vist nedenfor. Alle oplysningerne i dette vindue er korrekte på grund af de data, du fremhævede tidligere, så du kan bare klikke på Okay knap.
Din pivottabel åbnes som et nyt ark i Excel-projektmappen. I højre side af dette ark er en Pivottabel feltliste kolonne, der indeholder navnene på de kolonner, du valgte tidligere. Marker afkrydsningsfeltet til venstre for hvert kolonnenavn, der vil blive inkluderet i pivottabellen. Jeg tjekkede ikke Pris kolonne, fordi jeg ikke behøver at vise de opsummerede data i min pivottabel.
Dette vil ændre de oplysninger, der vises på skærmen, så din udfyldte pivottabel vises. Du vil bemærke, at alle data er opsummeret, så du i vores eksempel kan se, hvor meget af hvert produkt, der blev solgt, og den samlede dollarvolumen af alle disse salg.
Når du har at gøre med mange linjeposter, kan rapporter af denne art dog blive svære at læse. Derfor kan jeg godt lide at tilpasse mine pivottabeller lidt ved at bruge mulighederne på Design fanen af Pivottabelværktøjer sektion af båndet. Klik på Design fanen øverst i vinduet for at se disse muligheder.
En måde at lette læsningen af en pivottabel på er at kontrollere Båndede rækker mulighed i Indstillinger for pivottabelstil sektion af båndet. Dette vil veksle mellem rækkefarverne i din pivottabel, hvilket gør rapporten meget lettere at læse.
