Ældre versioner af Microsoft Outlook led af et fald i ydeevnen, da størrelsen på Outlook-filen ville stige. Som følge heraf findes der en arkiveringsfunktion i Microsoft Outlook 2010, som du kan bruge til at arkivere gamle filer, såsom gamle e-mails, kontakter, distributionslister og kalenderposter.
Mens Microsoft Outlook 2010-brugere ikke vil opleve de samme programafmatninger, som brugere af de gamle versioner gjorde, modtager og sender nutidens e-mail- og kalenderbrugere større mængder data, som hurtigt kan øge størrelsen af Outlook PST-filen. Derfor, selvom det ikke længere er så nødvendigt at arkivere filer i Outlook, som det var engang, er det stadig en god praksis for at reducere filstørrelsen og forbedre ydeevnen af dit e-mail-program.
Brug af arkivværktøjet i Outlook 2010-kalenderen
Hvis du er mere fortrolig med at ændre indstillingerne i ældre versioner af Microsoft Office-programmer, så kan layoutet og strukturen af Microsoft Outlook 2010 være lidt forvirrende. De fleste af de konfigurerbare muligheder i denne version af Outlook findes ved at klikke på Fil fanen i øverste venstre hjørne af vinduet. Dette navigationsmønster gælder også for denne tutorials formål, så klik på det Fil fanen. Klik på Info-knappen i venstre side af vinduet for at få vist et andet sæt muligheder i hoveddelen af Outlook 2010-vinduet.
Klik på Oprydningsværktøjer knappen i midten af vinduet, som viser en rullemenu med et ekstra sæt valgmuligheder. Klik på Arkiv mulighed i bunden af denne rullemenu.
An Arkiv vinduet vil nu være åbent over dit Outlook 2010 vindue. Hvis du ønsker at arkivere hele din Outlook 2010-fil, kan du klikke på Arkivér alle mapper i henhold til AutoArchive-indstillingerne mulighed øverst i vinduet. Men for kun at arkivere din Outlook 2010-kalender, skal du kontrollere Arkiver denne mappe og alle undermapper mulighed.
Klik på Kalender mulighed for at vælge standardkalenderen for din nuværende Outlook 2010-profil. Hvis du vil arkivere en anden kalender, såsom en internetkalender, skal du vælge den mulighed i stedet. Hvis du ser en pil til venstre for din ønskede kalenderindstilling, betyder det, at der er flere kalendere indeholdt i det pågældende element. Hvis du vælger muligheden til højre for pilen, vil Outlook arkivere hver kalender i den sektion.
Afslut indstillingerne for dit Outlook 2010-kalenderarkiv ved at klikke på rullemenuen til højre for Arkiver genstande ældre end og vælge en dato, inden hvilken du vil arkivere alle elementerne i din fil. Klik på Okay knappen for at fortsætte med arkiveringen af din Outlook 2010-kalender.